FAQ

FAQs zum BeBPo

Informationen zum besonderen elektronischen Behördenpostfach finden Sie auch auf der Seite der Justiz:
https://egvp.justiz.de/behoerdenpostfach/index.php

1. Wie werden die BeBPos eingerichtet, wenn der Verzeichnisdienst der Justiz genutzt wird?

Zunächst muss die Behörde/Einrichtung folgende Vorbedingungen schaffen:

  1. Intermediärsdienstleistungen bei einem öffentlich-rechtlichen Rechenzentrum beauftragen
  2. Sende- und Empfangssoftware beschaffen. Eine Liste geeigneter Softwareprodukte findet sich unter https://egvp.justiz.de/Drittprodukte/index.php

Sodann kann die Einrichtung des BeBPos erfolgen:

  1. Installation der Sende- und Empfangssoftware und Anlage eines Postfaches
  2. Beantragung der Identifizierung und Freischaltung des Postfachs bei der BeBPo-Prüfstelle
  3. Nach Freischaltung ist ein Zugang für natürliche Personen innerhalb der Behörde einzurichten
  4. Beschaffung und Einbindung eines fortgeschrittenen Signaturzertifikats für den Herkunftsnachweis

2. Wie werden die beBPos eingerichtet, wenn ein eigener Verzeichnisdienst eingerichtet wird?

Zusätzlich zu den unter Frage 1 beschriebenen Schritten muss zunächst ein eigener Verzeichnisdienst eingerichtet und in die EGVP-Infrastruktur eingebunden werden. Ansprechpartnerin ist hierfür die BLK-AG IT-Standards, erreichbar unter it-standards@justiz.de.

3. Wer ist der für mich zuständige Intermediär-Dienstleister? An wen kann ich mich wenden, um den richtigen Dienstleister herauszufinden?

Für die Landesverwaltung betreibt IT.NRW im Auftrag der Justiz und der Abteilung II des MWIDE (CIO NRW) einen EGVP-Intermediär, der durch die Behörden und Einrichtungen der Landesverwaltung genutzt werden kann.

Für die Kommunen und kommunalen Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen gibt es unterschiedliche Intermediär-Dienstleister, wie etwa den Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN).

4. Welche Kosten sind mit dem besonderen elektronischen Behördenpostfach (beBPo) verbunden?

Für die Identifizierung der Behörde und Freischaltung des Postfaches fallen bei der BeBPo-Prüfstelle keine Kosten an.

Für die Nutzung des beBPos können Kosten für die Software und die Intermediärsdienstleistung entstehen. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren IT-Dienstleister.

Für Landesbehörden, die den Governikus-Communicator nutzen, fallen für die einzusetzende Software keine Kosten an.

5. Ist die Einrichtung eines beBPo verpflichtend?

Grundsätzlich besteht für Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts keine Verpflichtung ein beBPo einzurichten, da es andere sichere Übermittlungswege wie De-Mail gibt. Eine Besonderheit stellen Behörden dar, die im Bereich der Verfolgung von Straf- oder Ordnungswidrigkeiten tätig werden. Diese müssen – genauso wie Gerichte – sämtliche in § 32a Abs. 4 StPO genannten sicheren Übermittlungswege zur Einreichung von elektronischen Dokumenten bereitstellen. Insoweit besteht für diese eine Verpflichtung zur Einrichtung eines beBPo.

6. Ist es üblich in der Behörde die Poststelle mit der Verwaltung des beBPo zu betrauen?

In der Regel wird ein beBPo bei der Poststelle oder einer anderen, fachlich geeigneten Stelle einer Behörde eingerichtet. Diese ist für die (Weiter-) Verarbeitung von Posteingängen und -ausgängen des Postfachinhabers verantwortlich. § 8 ERVV ist entsprechend zu beachten. Für Kommunikationspartner der Behörde oder Einrichtung wird nicht erkennbar sein, ob die Poststelle oder ein anderer Bereich diese behördeninterne Aufgabe wahrnimmt.

7. Wer ist im Antragsformular als Ansprechperson der antragstellenden Behörde oder Einrichtung anzugeben?

Das ist eine Frage der internen Organisation der jeweiligen antragstellenden Behörde oder Einrichtung. Die benannte Person sollte für eventuelle Rückfragen zu erreichen sein.

8. Führt eine Freischaltung des beBPo unmittelbar zu einer Nutzungsverpflichtung?

Sobald das Postfach freigeschaltet ist, kann es etwa von Gerichten zur Übermittlung von Dokumenten genutzt werden. Diese sind mit dem Eingang ins Postfach wirksam zugegangen und setzen ggf. Fristen in Gang.

9. Besteht die Möglichkeit Unterpostfächer anzulegen? Wie ist das Vorgehen?

Mit Datum vom 04.02.2021 hat das MWIDE die Zulässigkeit von Unterpostfächern zum beBPo festgelegt. Sollten Sie bereits über ein beBPo verfügen und im Nachhinein ein oder mehrere zusätzliche Unterpostfächer einrichten lassen wollen, so nutzen Sie hierfür bitte ebenfalls den bereitgestellten Antrag. Achten Sie bitte, soweit möglich, darauf, dass Sie als Ansprechperson die bereits in Ihrem Antrag auf Einrichtung eines Hauptpostachs angegebene Person nennen.